Programu ya Usimamizi wa Mali za Kukodisha - Vigezo vya Kuangalia Kabla ya Kuchagua

Kama unakodisha nyumba, magari au vifaa na unaanza kutafuta programu, utagundua kwamba "programu ya usimamizi wa mali za kukodisha" inajumuisha bidhaa tofauti sana. Nyingine hazizidi daftari la kidijitali. Nyingine zimejengwa kukuambia kama mali zako zinaingiza faida kweli.

Kuchagua aina isiyo sahihi ni kosa la gharama kubwa, si kwa sababu ya ada ya usajili bali kwa sababu unatumia miezi kadhaa kuhamisha taarifa kwenye zana isiyoweza kujibu swali ulilolinunulia. Mwongozo huu ni orodha ya ukaguzi ili kuepuka hilo, ulioandikwa kwa wenye nyumba na wamiliki wa biashara za kukodisha magari na vifaa Afrika Mashariki.

Kwanza, jua unaangalia aina gani ya zana

Programu nyingi za kukodisha ziko katika makundi mawili.

Zana za kutunza kumbukumbu hufuatilia nani alikodi nini, kodi inapaswa kulipwa lini na kama imelipwa. Zinafaa, na kwa chumba kimoja chenye mpangaji mmoja huenda ndizo unazohitaji tu.

Zana za faida hufanya hayo na pia huunganisha gharama na kila mali, ili uone kila chumba, gari au mashine inaingiza kiasi gani baada ya matengenezo, huduma na muda wa kukaa bila kazi. Hili ni muhimu pale unapokuwa na mali zaidi ya mbili au tatu, kwa sababu hapo ndipo kujaa kwa wapangaji na matumizi ya mali vinapoacha kukuambia ukweli.

Hakuna kundi lililo bora kwa ujumla. Swali ni tatizo gani unajaribu kulitatua. Kama ni "nasahau nani amelipa," zana ya kutunza kumbukumbu itatosha. Kama ni "sijui mali ipi nibaki nayo, nirekebishe au niuze," unahitaji aina ya pili.

Orodha ya ukaguzi

1. Je, inaonyesha faida ya kila mali, si jumla tu?

Jumla ya mapato ya biashara nzima huficha mali zako dhaifu. Tafuta mapato, gharama na faida (ROI) vilivyogawanywa kwa kila chumba, gari au mashine. Omba uone skrini ambapo unaweza kulinganisha mali mbili kwa pamoja.

2. Je, gharama zimeunganishwa na mali mahususi?

Kama gharama zote huingia kwenye rundo moja la jumla, faida ya kila mali ni makadirio tu. Hakikisha unaweza kurekodi matengenezo, bili ya huduma au ada kwa mali husika hasa, na kwamba gharama ya jengo zima inaweza kugawiwa kwa vyumba vyake.

3. Je, inaendana na jinsi unavyolipwa kweli?

Afrika Mashariki sehemu kubwa ya kodi na ada za kukodisha hulipwa kwa pesa ya simu, si uhamisho wa benki. Hakikisha unaweza kurekodi M-Pesa, Mixx by Yas, Airtel Money, pesa taslimu na malipo ya benki, na kwamba malipo ya pesa ya simu yanaweza kuwekwa kama yanayosubiri hadi yathibitishwe.

Pia angalia kama zana inakusanya pesa au inarekodi tu. Hizi ni bidhaa tofauti zenye wajibu tofauti. Jua unachonunua na kama unahitaji kingine.

4. Je, inasaidia sarafu na lugha yako?

Zana iliyojengwa kwa nchi moja inaweza kufanya kazi za kila siku kuwa ngumu nchi nyingine. Tafuta msaada wa sarafu ya nchi yako, na uulize kama wafanyakazi wako, na wapangaji au wateja wako, wanaweza kuitumia kwa Kiswahili kama ndiyo lugha wanayoifurahia.

5. Je, inaweza kushughulikia zaidi ya aina moja ya mali?

Biashara nyingi za kukodisha Afrika Mashariki si kitu kimoja: mwenye nyumba mwenye fleti chache ambaye pia ana gari la mizigo, au mmiliki wa magari ambaye pia hukodisha vifaa. Zana inayoelewa nyumba tu, au magari tu, itakulazimisha kuendesha mifumo miwili. Tafuta inayoweza kushughulikia majengo yenye vyumba vingi pamoja na magari na mashine moja moja.

6. Je, mikataba, ankara na nyaraka viko sehemu moja?

Mikataba ya upangishaji, hati za umiliki, karatasi za bima na dhamana ni muhimu zaidi pale jambo linapoharibika. Hakikisha nyaraka zinaweza kuhifadhiwa kwa mali au mkataba unaohusika, na kwamba mikataba na ankara viko pamoja na malipo ili usilazimike kulinganisha mifumo mitatu.

7. Je, wapangaji au wateja wanaweza kuona salio lao wenyewe?

Mlango wa mpangaji ambapo anaweza kuangalia anachodaiwa na kutuma ombi la matengenezo hupunguza simu nyingi. Si muhimu kwa kila mtu, lakini inafaa kuuliza, na pia kuuliza kama vikumbusho hutumwa kiotomatiki ili usilazimike kufuatilia kila malipo mwenyewe.

8. Je, unaweza kuingiza rekodi zako za sasa?

Karibu hakika tayari una lahajedwali. Hakikisha unaweza kuingiza wateja, mali na historia ya malipo kutoka faili la CSV au Excel, na kwamba uingizaji hukagua faili kwa matatizo kabla ya kuhifadhi chochote. Kuanza upya kutoka sifuri ni sababu ya kawaida ya watu kuacha zana mpya.

9. Je, bei inakua kulingana na ukubwa wako?

Angalia jinsi bei inavyobadilika unapoongeza mali na wafanyakazi. Mpango wa bure au wa bei ndogo ya kuanzia hukuruhusu kujaribu zana kwa taarifa halisi kabla ya kujitolea. Kuwa mwangalifu na chochote kinachohitaji mkataba mrefu au malipo makubwa mapema kabla hujaona kinavyofanya kazi.

10. Je, unaweza kutoa taarifa zako nje?

Hakikisha unaweza kusafirisha rekodi zako kwenda Excel wakati wowote. Taarifa zako zinapaswa kuwa zako, si zimefungwa ndani ya zana ambayo huwezi kuiacha.

Maswali ya kumuuliza kila muuzaji

Kabla ya kujitolea, muulize kila mmoja maswali haya moja kwa moja:

• Unaweza kunionyesha faida na ROI ya mali moja, pamoja na gharama zilizoizalisha?
• Nitarekodije malipo ya pesa ya simu, na nini kinatokea yanapokuwa hayajathibitishwa?
• Mnakusanya kodi kwa niaba yangu, au ninakusanya mimi?
• Nitaingizaje lahajedwali ninayoitumia leo?
• Nini kinatokea kwa taarifa zangu nikighairi?
• Inagharimu kiasi gani nikiongeza mara mbili idadi ya mali ninazosimamia?

Muuzaji mzuri hujibu wazi. Majibu yasiyo wazi nayo ni taarifa.

Jaribu kwa taarifa halisi

Jaribio bora si onyesho. Weka mali chache halisi kwenye zana na urekodi mwezi mmoja wa kodi na gharama halisi. Kama unaweza kujibu "mali yangu ipi inaingiza kidogo zaidi, na kwa nini?" bila lahajedwali pembeni, zana inafanya kazi yake. Kama huwezi, umejifunza kwa gharama ndogo. Kama lahajedwali tayari inakuelemea, makala yetu kuhusu dalili tano kwamba imekuzidi ni kipimo kizuri cha kujua kama sasa ndio wakati.

FaidaGrow inaingia wapi

FaidaGrow ni zana ya faida. Inafuatilia mapato, gharama, ROI na matumizi ya kila mali, kwa nyumba, magari na vifaa, huku mikataba, malipo, ankara na nyaraka vikiwa sehemu moja. Unaweza kurekodi malipo ya pesa taslimu, benki na pesa ya simu (FaidaGrow inatunza kumbukumbu na haikusanyi wala kushikilia kodi yako), kuingiza lahajedwali yako ya sasa, kusafirisha kwenda Excel, kuwapa wapangaji mlango wao, na kutumia programu nzima kwa Kiingereza au Kiswahili. Kuna mpango wa bure, ili ujaribu kwa mali halisi kabla ya kuamua, na ukurasa wa bei unaonyesha kile ambacho mipango ya kulipia inaongeza.

Kama unahitaji rekodi rahisi ya kodi kwa mali moja tu, zana nyepesi au daftari linaweza kukufaa zaidi. Kama unauliza mali zako zina thamani gani kweli, hicho ndicho ilichojengewa.

Anza bure, hakuna kadi inayohitajika →